"Antes de marcar uma reunião, pense se ela precisa mesmo acontecer. Parece óbvio, mas fazemos muito mais reuniões do que o necessário e essa é uma das coisas que mais consome tempo em muitas empresas", afirma Antonio Carlos Soares, presidente da Runrun.it, que produz um software de produtividade que ajuda na gestão das tarefas de cada funcionário. Ferramentas como a Runrun.it podem substituir alguns tipos de reuniões, como as feitas para acompanhar o status de um projeto ou mudar sua prioridade.
NA AGENDA - Não foi definido em nenhum lugar que uma reunião precisa ter uma hora. Tudo mundo bloqueia esse tempo na agenda para uma reunião de trabalho, mas devemos refletir sobre quanto tempo realmente cada encontro demanda, se são 15 minutos ou 3 horas. Você pode definir que, em princípio, nenhuma reunião em sua empresa deve levar mais de meia hora. Quando é necessário ter uma exposição mais profunda, agende uma reunião mais longa em caráter excepcional.
PAUTA - Crie e compartilhe alguns dias antes uma pauta da reunião, contendo seu objetivo, os assuntos que devem ser tratados e as informações ou números que você espera que cada um dos participantes apresente. Assim, todos estão preparados e você evita perder tempo com outros assuntos. O preâmbulo também deve ser menor, entrem no foco de forma mais objetiva.
LISTA VIP - Com a pauta em mãos, limite os participantes da reunião a quem de fato tem algo a agregar sobre os temas. Evite convocar pessoas que "seria bom se participassem", pois elas podem se sentir obrigadas a falar algo e isso pode alongar o encontro sem trazer benefícios. Prefira fazer um relatório curto ao final da reunião e enviá-lo, seguindo a regra de no máximo 15 minutos para escrevê-lo e 5 minutos de leitura.
OUTRA REUNIÃO - Se na reunião surgir um assunto que não está na pauta, explique aos participantes que isso deve ser debatido em outro momento. Não perca tempo falando sobre algo sem preparação, porque, provavelmente, as pessoas certas não estarão presentes ou não terão em mãos os dados necessários para a discussão.
ADEUS, POWERPOINT - O tempo que se gasta preparando apresentações de slides ou vídeos é desproporcional ao valor adicionado. Em geral, ajudam a criar um histórico e a expor um raciocínio complexo, mas não faz sentido usá-lo para exibir uma tabela. Em quase todas as situações existem outras formas de se expressar, como anotar palavras-chave e alguns números importantes em um papel para ajudá-lo em sua fala, ou mostrar alguns dados no próprio Microsoft Excel.
CHÁ DE CADEIRA - No caso de reuniões curtas, de 15 minutos, você pode optar por dispensar as cadeiras e o cafezinho em nome da objetividade. Não use essa tática para reuniões que, necessariamente, devem ser longas e envolver muitas informações, ou o resultado será desconforto e incapacidade de encontrar soluções.
DECISÃO - Reuniões são ótimas para reunir dados ou fazer um alinhamento que mereça um contato pessoal. Mas, em geral, tentar tomar uma decisão nesse momento é uma péssima ideia. O cenário mais comum é alguém que tem boa oratória tentar criar um consenso no grupo. Em toda empresa, há um tomador de decisão. Tenha cuidado para não tentar transferir essa responsabilidade para o grupo.
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